Agile SCRUM in de bibliotheek

De teams binnen de nieuwe bibliotheek werken vaak multidisciplinair samen aan projecten. En dat functioneert het beste met de Agile Scrum methode. Maar hoe maak je het Agile werken nu mainstream binnen de bibliotheek? Door het bouwen van een robot!

Bouw een functionele Battle Bot aan de hand van Agile Scrum

Agile Scrum ontleent zijn naam aan de Rugby Scrum waarbij het team telkens in klein stapjes (iteraties/sprints) de ball door ‘passed’ cq. het product ontwikkelt. De scrum teams kennen drie rollen: die van Scrum Master (coach), Product Owner (eindgebruiker/project belanghebbende) en team member. Aan de hand van ontwikkel-sprints van, doorgaans, 2 tot 4 weken wordt de prioritering van taken en activiteiten geborgd. De Product Owner toetst op basis van actuele inzichten of deze voldoen aan de gebruikerswensen. De toetsing vindt plaats aan de hand van een MVP, een ‘Minimal Viable Product’. Een MVP omschrijft de minimale product functionaliteiten die nodig zijn om de gebruikerscase te realiseren. Voor een telefoon is dat bijvoorbeeld: een tweeweg verbinding kunnen leggen met een andere telefoon. In het geval van de nieuwe bibliotheek organiseerden wij de Scrum-simulatie aan de hand van de volgende missie:

Bouw een Battle Bot die een andere Battle Bot van de tafel kan duwen! FTW

 

Award winning Batlle bot Killer Queen

Award winning Battle Bot Killer Queen

De in totaal 35 deelnemende collega’s splitsten zich op basis van hun talenten op. Afhankelijk van hun eigen dominante talent konden zij zich vervoegen bij het team:

  • strategen
  • creatieven
  • organisatoren
  • techneuten
  • coaches

De teams werden vervolgens evenwichtig samengesteld; van alle talenten werden tenminste één of meer personen opgenomen in een van de vijf teams. Een eerlijke distributie van talenten en vaardigheden is in een scrum team noodzakelijk om de missie het hoofd te kunnen bieden. Je hebt immers de combinatie van verschillende talenten nodig om een missie als deze te voltooien. Het proces was als volgt: vier sprints, één demo en een battle tot slot.

De MVP en 0-sprint

De 0-sprint vormt een voorbereidende sprint waarin je met je team tot overeenstemming wilt komen t.a.v. de MVP. Wat is de missie? Welke functionaliteiten horen daarbij? Wat is je eerste (high level) design? Moet je bot zwaar zijn? Snel? Krachtig? Ook is dit het moment waarin de rollen in het team helder worden, wie doet wat en wie acteert als Product Owner? De teams maakten kennis met een Kanban-bord, leerden hoe zij items op een backlog zetten en deelden de gemeenschappelijke definitie van ‘klaar’ (Definition of Done), zodat de interne kwaliteitseisen helder waren.

Sprint 1 t/m 3

Bouwen! Iedere sprint nam vijftien minuten in beslag met vijf minuten voor de retro (evaluatie van prioriteiten). De Scrum Masters waren ondergetekende en Jimmy van Zaanen (21toolkit). Wij sondeerden de nieuwe scrum (artifacts) in het proces, zodat de basisbeginselen ervan goed toegepast werden. De teams werden ertoe gedwongen zo creatief mogelijk te zijn in de bouw. Meer dan wat snoerdraad, een lijmpistool, motor en gereedschap was er niet. Hierdoor was het noodzakelijk om inventief, op basis van de missie-vertaling, invulling te geven aan de ontwikkeling van de Battle Bot.

Op inhoudelijke vragen aan de Scrum Masters zoals: “Waar vind ik onderdelen voor mijn wielen?”, antwoordden wij steevast: “Geen idee, McGyver jezelf er maar uit!” Hierdoor werd iedereen gedwongen om (ver) buiten de gebaande kaders en beperkingen te denken, waardoor het probleemoplossend vermogen leidde tot verrassende en bovendien werkbare oplossingen. Het geven van vrijheid en een daartoe noodzakelijk mandaat – management let u op?! –  leidt tot duurzame oplossingen.

Retrospective

Na iedere sprint, werd in vijf minuten een ‘retrospective’ (nog zo’n scrum artifact) gehouden. Deze manier van evalueren dient een antwoord te geven op vier kritieke vragen.

  • Welke taken staat in ‘review’ en voldoen aan onze eisen?
  • Wat ging goed?
  • Wat kon beter?
  • Welke nieuwe taken nemen we op in onze planning?

De retro is tegelijkertijd ook een goed moment om te toetsen of je nog ‘op koers bent’ in het realiseren van het Minimal Viable Product (de Battle Bot dus). Na afronding van de drie sprints mochten de teams een demo geven van de Battle Bots.

Demo en post MVP

Na drie sprints was het tijd voor een demo aan het ‘management’. De teams moesten in een minuut pitchen wat hun idee was, de naam van de Battle Bot geven en vertellen hoe deze functioneerde. Dit was tegelijkertijd óók een goed moment om de tegenstand te scouten. Wat waren hun sterke of zwakke punten en hoe kunnen ze deze pareren? Na de demo kregen de teams de gelegenheid om op basis van hun hernieuwde inzichten post-MVP nog aanpassingen te maken. Dit mochten zowel esthetische als technische aanpassingen zijn. Zo kozen de verschillende teams voor verfijning van hun concept door extra rubber (elastiekjes) toe te voegen of het frame te verstevigen.

De Battle Bot battle

Tijd om de arena te betreden, de Battle Bots gingen het gevecht aan! De Product Owners mochten de bots besturen met als doel de andere Battle Bot van de mat af te duwen. Tussen iedere wedstrijd door mochten zij technische aanpassingen doen en reparatiewerkzaamheden verrichten. Hierdoor werd het een proces van testen (de battle), leren en aanpassen waardoor de Battle Bots steeds sterker werden. Het was bijzonder om te constateren dat de interpretatie van de missie leidde tot vijf volstrekt verschillende Battle Bots. Er was een overduidelijke winnaar met maar liefst drie gewonnen wedstrijden.

 

Power of pull

Wij hebben er bewust voor gekozen om Agile op een speelse en creërende vorm te introduceren middenin de kantine van onze bibliotheek. Het bijproduct van gezamenlijk iets creëren is: positieve energie. Je koestert zo de verschillende talenten doordat ze nuttig in de praktijk worden toegepast. Het eindproduct is tastbaar en de bijdrage van de teamleden leidt tot trots op het eindproduct. Ook het leren doorlopen van de gehele Scrum-cyclus van interne afstemming, testen, valideren en doorontwikkelen, leidde tot zichtbaar resultaat.

 

Tell me and I forget.

Teach me and I Remember.

Involve me and I learn.

Benjamin Franklin

Het Agile-gedachtegoed wordt omarmt, collega’s zeggen het voort, posten het op Facebook en nodigen zichzelf alvast uit voor de vervolgsessies. Kortom, missie geslaagd en op naar de volgende bijeenkomst!

Batlle bot championship trophy

De wisselbeker: Scrum Lion of Battle Bot Technology