Op zoek naar een locatie voor een event: waar let je op?

Een van de eerste dingen die je doet als je een evenement organiseert is de juiste locatie uitzoeken. Vaak kom je al veel te weten via de website van de locatie en een telefoontje of mailwisseling. Afhankelijk van de vorm van het event kun je op locatiebezoek gaan om een goede indruk te krijgen en om te kijken of de locatie bij het evenement past. Hoe dan ook zijn er best veel zaken waar je op moet letten bij het kiezen van dé locatie voor een event. Wij zetten een aantal hoofdpunten voor je op een rijtje om het je iets makkelijker te maken. 

De nieuwe bibliotheek in Almere beschikt over diverse zalen die zeer geschikt zijn voor het organiseren van een event. Denk bijvoorbeeld aan de mooie filmzaal, die ruimte biedt aan 112 personen, en voorzien is van een regiekamer waarmee licht en geluid naar wens te regelen zijn. Ook qua catering is er van alles mogelijk.

Een locatie voor een event: bereikbaarheid

Bezoekers worden niet blij van lange reistijden, ongunstige ligging ten opzichte van het openbaar vervoer en te weinig parkeerplekken. Kies dus waar het kan voor een locatie met een gunstige plek. Kijk gelijk ook even na of er vaak files in de buurt zijn rond het tijdstip dat je event start en eindigt. Komen de bezoekers vanuit het hele land naar het evenement? Dan is een locatie met een centrale ligging handig, waardoor iedere bezoeker ongeveer even lang onderweg is. De nieuwe bibliotheek in Almere heeft een centrale ligging en is zeer goed bereikbaar met openbaar vervoer of auto en er zijn voldoende (betaalde) parkeergarages in de dichte nabijheid.

Tip: Voeg altijd een goede routebeschrijving voor auto en openbaar vervoer toe aan de uitnodiging voor het event.

Een locatie voor een event: ontvangst

Het event start voor de bezoeker bij de ontvangst. Stem goed af met de locatie hoe deze eruit ziet: wil je een hostess, welkomstbordjes, (bewaakte) garderobe, ontvangstbalie enzovoort? Wat doe je zelf en wat wil je door de locatie laten organiseren? Denk aan badges, goodiebags, bloemen voor sprekers … En op welke tijdstippen moet wat gebeuren?

Tip: Een draaiboek voor de locatie waarin precies staat wat je op welk moment doet en wat je van hen verwacht is zeer waardevol.

Een locatie voor een event: ruimtes en techniek

Wanneer je de hele dag gevuld hebt met presentaties, dan is het wel zo fijn als de apparatuur je niet in de steek laat. Vraag daarom vooraf of er voldoende voorzieningen aanwezig zijn die je nodig hebt tijdens het event. Denk aan zaken zoals beamers, laptops, geluid en microfoons. Je zal niet de eerste zijn waarbij de beamer/laptop/of vul maar in weigert op het moment suprême: “Net deed hij het nog!”. Je kunt de kans hierop verkleinen door te zorgen dat je ruim op tijd aanwezig bent om alles klaar te zetten en goed te testen. Zorg ook dat er iemand van techniek stand-by is om je te ondersteunen. De meeste locaties hebben een beamer, scherm en whiteboards gratis beschikbaar, maar soms moet je daar extra voor betalen.

Tip: Gebruik je meerdere zalen tijdens het event en lopen er mensen heen en weer? Zorg dan voor een duidelijke plattegrond en bewegwijzering!

Een locatie voor een event: catering

Een goede catering is een van de belangrijkste dingen van een event. De bezoekers waarderen je event hoger als het eten en drinken goed geregeld is. Dus goede koffie (liefst keuze in soorten zoals cappucino, espresso, enzovoort.), goede thee (verse munt, groene thee, rooibosthee bijvoorbeeld) met een lekkere bonbon/muffin en vooral een goede lunch en/of borrel. Hoewel de meeste locaties eigen catering hebben en je wat dat betreft dus niet veel te kiezen hebt, kun je wel je wensen bespreken. Vaak is er van alles mogelijk.

Tip: Niets is zo vervelend als lang in de rij moeten staan voor eten, dus bespreek goed hoe de locatie dat aanpakt om geïrriteerde bezoekers te voorkomen.

Uiteraard zijn er nog veel meer zaken van belang bij het kiezen van een locatie voor een event. Waar houd jij nog meer rekening mee? En wil je meer weten over de zalen van de nieuwe bibliotheek? Neem dan gerust contact op via reserveringen@denieuwebibliotheek.nl